Seatimes – (ĐNA). Chiều 25/8/2025, tại Hà Nội, Công ty cổ phần Giải pháp Công nghệ thông tin và Viễn thông (VTS) đã trình bày tham luận “Công chứng điện tử cho bất động sản – thực trạng pháp lý và đề xuất giải pháp” tại Hội thảo chuyên đề: “Bảo đảm an toàn pháp lý trong số hóa giao dịch bất động sản và giải pháp công chứng điện tử”, do Hiệp hội Bất động sản Việt Nam phối hợp với Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tổ chức.
Tại Hội thảo, bà Hoàng Thị Hạnh, Giám đốc Công ty VTS đẫ trình bày chi tiết về thực trạng pháp lý trong công chứng điện tử cho bất động sản, một yếu tố không thể thiếu trong quá trình thực hiện giao dịch. Có thể nói, eNotaryID chính là cầu nối giữa cải cách hành chính, công nghệ số và sự an toàn pháp lý, góp phần tạo dựng một môi trường giao dịch bất động sản minh bạch, thuận lợi, và phù hợp với xu thế phát triển tất yếu của nền kinh tế số.
Sau đây, Tạp chí Đông Nam Á đăng tại toàn văn tham luận “Công chứng điện tử cho bất động sản – thực trạng pháp lý và đề xuất giải pháp” do bà Hoàng Thị Hạnh, Giám đốc Công ty VTS trình bày tại Hội nghị:
Bất động sản: Cơ hội, rủi ro và hành lang pháp lý mới:
Bất động sản từ lâu đã là lĩnh vực có vai trò đặc biệt quan trọng đối với nền kinh tế quốc dân. Đây không chỉ là nguồn lực tài chính lớn, chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản xã hội, mà còn là nguồn thu chủ yếu của ngân sách Nhà nước thông qua thuế, phí và lệ phí. Theo số liệu thống kê, thị trường bất động sản và các ngành dịch vụ liên quan có thể tác động lan tỏa tới hơn 40 ngành nghề khác nhau trong nền kinh tế.
Đồng thời, bất động sản cũng liên quan mật thiết đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp và Nhà nước: từ nhu cầu an cư, kinh doanh, thế chấp vay vốn ngân hàng, cho tới đầu tư và phát triển đô thị.
Tuy nhiên, đây cũng là lĩnh vực tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tranh chấp. Thực tiễn cho thấy tình trạng giả mạo giấy tờ, hợp đồng, thậm chí sử dụng bất động sản để lừa đảo vẫn diễn ra phức tạp, gây thiệt hại lớn cho người dân và ảnh hưởng đến an toàn thị trường. Chính vì vậy, công chứng từ lâu đã được coi là cơ chế pháp lý quan trọng, bắt buộc nhằm bảo đảm tính hợp pháp, an toàn và phòng ngừa tranh chấp trong các giao dịch bất động sản.
Trong bối cảnh cả nước đang triển khai “Chương trình Chuyển đổi số quốc gia”, các văn bản pháp luật quan trọng vừa được ban hành đã tạo cơ sở cho việc số hóa giao dịch bất động sản:
Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định giá trị pháp lý của hợp đồng, văn bản điện tử, thừa nhận chữ ký điện tử, chữ ký số.
Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025) chính thức công nhận Công chứng điện tử, thay thế Luật Công chứng 2014, mở ra hành lang pháp lý mới cho hoạt động công chứng.
Như vậy, việc áp dụng công chứng điện tử trong lĩnh vực bất động sản không còn là câu chuyện xa vời mà đã có hành lang pháp lý rõ ràng để triển khai, đáp ứng yêu cầu vừa bảo đảm an toàn pháp lý, vừa đơn giản hóa thủ tục hành chính, và thúc đẩy thị trường bất động sản minh bạch, bền vững.
Thực trạng pháp lý công chứng điện tử cho bất động sản
Thứ nhất, về cơ sở pháp lý: Luật Công chứng 2024 có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, lần đầu tiên ghi nhận Công chứng điện tử là một phương thức hợp pháp bên cạnh công chứng truyền thống trên giấy tờ. Luật cho phép sử dụng: Hồ sơ điện tử, Chữ ký số, Phương tiện điện tử,… trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch.
Nghị định 104/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành, cùng với Thông tư 05/2025/TT-BTP, đã quy định cụ thể các yêu cầu về kỹ thuật, bảo mật, lưu trữ dữ liệu, đồng thời đặt ra nguyên tắc liên thông dữ liệu giữa hệ thống công chứng và các cơ quan quản lý.
Luật Giao dịch điện tử 2023 tạo khung pháp lý cho việc thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản, hợp đồng, chữ ký ở dạng điện tử.
Luật Đất đai 2024, có hiệu lực từ năm 2025, đã nhấn mạnh yêu cầu hiện đại hóa cơ sở dữ liệu đất đai, đăng ký đất đai và cho phép giao dịch điện tử.
Thứ hai, về tính sẵn sàng:
Hạ tầng số quốc gia:
Đã có CSDL quốc gia về dân cư, định danh VNeID, chữ ký số công cộng, nền tảng thanh toán điện tử.
Muốn có cơ sở dữ liệu công chứng tập trung, đồng bộ toàn quốc, phục vụ giám sát theo thời gian thực.
Nhu cầu kiểm soát rủi ro rửa tiền, trốn thuế, chuyển giá trong giao dịch bất động sản.
Sẵn sàng thúc đẩy liên thông dữ liệu giữa ngành Tư pháp – Đất đai – Ngân hàng – Thuế để xây dựng quy trình quản lý minh bạch, hiện đại.
Các tổ chức hành nghề công chứng (TCHNCC):
Đa số TCHNCC đã trang bị hạ tầng CNTT cơ bản, có chữ ký số của công chứng viên.
Sẵn sàng kiến thức chuyên ngành và kiến thức về Chuyển đổi số trong lĩnh vực Công chứng điện tử, số hóa, Chứng thực điện tử, … để chuyển đổi số. Mong muốn được kết nối dữ liệu liên thông với cơ quan đăng ký đất đai – ngân hàng – cơ quan thuế để quy trình từ công chứng → đăng ký → cấp sổ đỏ diễn ra trọn vẹn trên môi trường số.
Muốn triển khai công chứng điện tử để giảm tải hồ sơ giấy, tiết kiệm chi phí lưu trữ và diện tích văn phòng.
Mong muốn dữ liệu công chứng được đồng bộ và bảo mật an toàn để bảo vệ trách nhiệm nghề nghiệp, tránh khiếu kiện sau này.
Cần công cụ để tra cứu dữ liệu công chứng nhanh chóng, chính xác khi có tranh chấp hoặc khi cần đối chiếu.
Người dân & doanh nghiệp:
Người dân đã quen với việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến, VNeID, Internet Banking, thanh toán điện tử, nên việc tiếp cận công chứng điện tử là một bước tiếp nối tự nhiên.
Người dân đã tham gia rất nhiều hoạt động có quy trình điện tử: Đấu giá đất online, đấu giá biển số xe, hợp đồng số, giao dịch ngân hàng điện tử, nộp dịch vụ hành chính công, … nên công chứng điện tử là mảnh ghép để họ sẵn sàng tiếp nhận lúc này.
Muốn thủ tục đơn giản, nhanh gọn, an toàn, không phải đi lại nhiều lần.
Muốn hợp đồng và dữ liệu công chứng được lưu trữ điện tử an toàn, có thể tra cứu trực tuyến khi cần.
Đặc biệt trong giao dịch bất động sản giá trị lớn, họ mong muốn giảm thiểu rủi ro giả mạo giấy tờ và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Thứ ba, về những khoảng trống:
Hệ thống dữ liệu công chứng chưa liên thông toàn diện với Cổng dịch vụ công quốc gia, Hệ thống thông tin giải quyết tủ tục hành chính cấp tỉnh, cơ sở dữ liệu đất đai, liên thông công chứng với các thủ tục hành chính về biến động quyền sử dụng đất và bất động sản tại địa phương,…
Quy trình phối hợp giữa công chứng – đăng ký đất đai – ngân hàng trong thế chấp bất động sản vẫn còn thủ công, nhiều bước giấy tờ.
Cơ quan quản lý Nhà nước chưa có hệ thống Cơ sở dữ liệu tập trung để theo dõi toàn bộ giao dịch công chứng điện tử theo thời gian thực. Dữ liệu Công chứng đang nằm ở cấp Tỉnh/ Thành phố.
Như vậy, có thể thấy rằng, pháp luật đã có bước tiến quan trọng, nhưng để Công chứng điện tử bất động sản thực sự đi vào đời sống, cần có giải pháp công nghệ đồng bộ, tuân thủ chặt chẽ pháp luật, và dễ dàng áp dụng trong thực tiễn.
Giải pháp công chứng điện tử eNotaryID của VTS
Trên cơ sở nghiên cứu kỹ lưỡng Luật Công chứng 2024, Luật Giao dịch điện tử 2023, Nghị định 104/2025, Công ty VTS đã phát triển nền tảng Công chứng điện tử eNotaryID.
Các nguyên tắc cốt lõi:
Pháp lý hóa: mọi quy trình đều tuân thủ đúng quy định về hồ sơ điện tử, chữ ký số, lưu trữ, bảo mật, và bàn giao cơ sở dữ liệu.
Tin cậy: sử dụng các công nghệ nhận diện và xác thực hiện đại, chống giả mạo.
Liên thông: thiết kế sẵn sàng kết nối với cơ sở dữ liệu dân cư, đất đai, đăng ký giao dịch bảo đảm.
Thân thiện: giao diện trực quan, ngôn ngữ dễ hiểu, thao tác đơn giản, phù hợp với cả công chứng viên lẫn người dân chưa quen với công nghệ.
Tiện dụng: cho phép thực hiện công chứng điện tử mọi lúc, mọi nơi, trên nhiều thiết bị (máy tính, điện thoại, máy tính bảng); đồng thời hỗ trợ tra cứu, lưu trữ, xuất sổ tự động một cách nhanh chóng và minh bạch.
Từ những nguyên tắc này, eNotaryID đã được thiết kế với hệ thống tính năng toàn diện, vừa đáp ứng yêu cầu pháp lý, vừa mang lại trải nghiệm thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp và TCHNCC.
Những tính năng nổi bật:
Công chứng điện tử trực tiếp;
Công chứng điện tử trực tuyến;
Số hóa quy trình công chứng điện tử truyền thống;
Số hóa tài liệu, văn bản;
Chuyển đổi văn bản Công chứng điện tử từ văn bản công chứng giấy;
– Tích hợp trực tiếp chữ ký số của tổ chức, của công chứng viên trên hệ thống;
Đóng gói hồ sơ lưu trữ sau khi thực hiện trên ứng dụng;
Tham chiếu văn bản công chứng;
Hiển thị, tra cứu lịch sử giao dịch trong cùng hệ thống;
Thống kê, báo cáo, xuất sổ tự động gồm: sổ chứng thực, sổ công chứng;
Sẵn sàng đồng bộ và kết nối cơ sở dữ liệu với địa phương, cơ quan đăng ký đất đai, ngân hàng, giúp quá trình: Công chứng – đăng ký – giải ngân diễn ra trọn vẹn trên môi trường số;
Bên cạnh đó, nhằm bảo vệ an toàn, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm thời gian cho TCHNCC, Công chứng viên và khách hàng, Ứng dụng đã bổ sung các tính năng trên ứng dụng như:
Xác thực định danh Công dân, Xác thực Căn cước công dân gắn chíp (eID) với trung tâm dữ liệu của Bộ Công an;
Xác minh sinh trắc học bằng Face Match và Liveness Detection, ngăn chặn giả mạo danh tính.
Kiểm tra tính hợp lệ, toàn vẹn chữ ký số và của văn bản đã có chữ ký số;
Cấp chữ ký số cho công dân ngay trên ứng dụng;
Tự động quét, đọc dữ liệu trên file để soạn thảo hợp đồng tự động;
Chứng thực bản sao điện tử;
Nền tảng Công chứng điện tử eNotaryID là giải pháp mà VTS tin rằng không chỉ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý, mà còn mang lại trải nghiệm thuận lợi, tiết kiệm thời gian- chi phí, đặc biệt là mang lại sự an toàn cho người dân, doanh nghiệp và các tổ chức hành nghề công chứng.
Thực tế triển khai đã chứng minh điều đó: hiện nay đã có hơn 36 Hội công chứng viên tại các tỉnh, thành phố và khoảng 1.900 cán bộ, công chứng viên thuộc các TCHNCC trên toàn quốc trực tiếp sử dụng Ứng dụng Công chứng điện tử eNotaryID để thực hiện số hóa quy trình công chứng. Điều này cho thấy đội ngũ công chứng viên không chỉ sẵn sàng về mặt tinh thần mà còn đã có sự chuẩn bị thực chất về kỹ năng và hạ tầng để chuyển đổi sang môi trường số.
Đặc biệt, Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam đã chủ động đồng hành, tổ chức nhiều khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên sâu về công chứng điện tử cho toàn bộ hội viên trên phạm vi cả nước. Qua đó, công chứng viên được trang bị đầy đủ kiến thức pháp lý, kỹ năng sử dụng nền tảng số, cũng như khả năng xử lý tình huống thực tiễn, tạo nên đội ngũ nhân lực vững chắc cho việc triển khai công chứng điện tử đến toàn dân.
Trong thời gian ngắn triển khai, giải pháp đã nhận được sự quan tâm và ủng hộ mạnh mẽ của người dân, doanh nghiệp:
Chứng thực bản sao điện tử đã giúp người dân nộp hồ sơ lên dịch vụ hành chính công trực tuyến nhanh gọn, không phải in ấn, đi lại nhiều lần. Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ thầu online một cách tiện lợi, tiết kiệm đáng kể thời gian, chi phí và nhân lực.
Với công chứng điện tử, tuy mới triển khai hơn 1 tháng nhưng đã mang lại những giá trị thiết thực, nhất là trong ủy quyền và giao dịch bất động sản. Người dân có thể thực hiện giao dịch ngay tại TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng… mà không phải di chuyển ra Hà Nội, Phú Thọ…, giúp rút ngắn quy trình, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc. Sau khi sử dụng Ứng dụng, toàn bộ dữ liệu đã được số hóa và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, giúp cho TCHNCC dễ dàng quản lý, tra cứu, báo cáo, xuất sổ, đồng bộ dữ liệu, … sau này.
Đây thực sự là một bước tiến vượt bậc: không chỉ giúp công chứng viên quản lý hồ sơ điện tử khoa học, an toàn, mà còn đem đến cho người dân và doanh nghiệp một quy trình giao dịch nhanh chóng – minh bạch – an toàn – hiện đại. Sự lan tỏa của công chứng điện tử cũng đã được xã hội ghi nhận: các cơ quan truyền thông như VTV, Đài PT-TH Phú Thọ đã có nhiều phóng sự tuyên truyền về lợi ích của mô hình mới, khẳng định công chứng điện tử là một giải pháp mang lại giá trị thiết thực cho cộng đồng.
Như vậy, eNotaryID không chỉ giúp nâng cao năng lực của hệ thống công chứng, mà còn trở thành công cụ hỗ trợ mạnh mẽ cho sự phát triển bền vững và minh bạch của thị trường bất động sản.
Lợi ích đem lại
Đối với người dân, nhà đầu tư:
Không phải đi lại nhiều lần, tiết kiệm chi phí và thời gian.
Hợp đồng điện tử được lưu trữ an toàn, giảm rủi ro thất lạc, giả mạo.
Tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
Thủ tục làm trong Quy trình nhanh gọn, minh bạch, logic
Đối với tổ chức hành nghề công chứng:
Giảm chi phí lưu trữ hồ sơ giấy.
Có thể phục vụ khách hàng từ xa, kể cả ở nhiều địa phương khác nhau.
Tăng tính cạnh tranh, mở rộng thị trường dịch vụ công chứng.
Đối với cơ quan quản lý Nhà nước:
Có dữ liệu tập trung, dễ dàng giám sát, phòng ngừa rửa tiền, chuyển giá, trốn thuế trong giao dịch bất động sản.
Thúc đẩy kết nối số giữa 2 lĩnh vực có quan hệ hữu cơ: công chứng và bất động sản.
Đối với thị trường bất động sản nói chung:
Người dân có thể thực hiện công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, thế chấp bất động sản trực tuyến, giảm thời gian chờ đợi và chi phí đi lại.
Doanh nghiệp bất động sản và nhà đầu tư được bảo đảm pháp lý trong mọi hợp đồng, tránh nguy cơ tranh chấp và nâng cao tính minh bạch của thị trường.
Cơ quan quản lý Nhà nước dễ dàng giám sát, kiểm tra và thống kê dữ liệu giao dịch bất động sản theo thời gian thực, đưa các giao dịch về giá trị thực.
Việc liên thông dữ liệu giữa hệ thống công chứng và cơ sở dữ liệu đất đai giúp quy trình từ công chứng – đăng ký sang tên – giải ngân ngân hàng trở nên liền mạch, an toàn và hiệu quả hơn.
Kết luận và kiến nghị
Từ thực tiễn triển khai tới hơn 1.900 cán bộ, CCV trên toàn quốc cũng như việc VTS đã đồng hành cùng với các TCHNCC trong suốt thời gian qua, VTS xin đưa ra một số kiến nghị:
Cơ quan, tổ chức liên quan sớm ban hành quy chế liên thông dữ liệu đất đai – công chứng, coi đây là điều kiện then chốt để công chứng điện tử bất động sản khả thi. Cần ban hành cơ chế tiếp nhận và xử lý văn bản công chứng điện tử, bản sao điện tử như tài liệu hợp pháp trong hồ sơ hành chính và giao dịch. Phối hợp liên thông dữ liệu với hệ thống công chứng điện tử để tạo thành quy trình đồng bộ từ công chứng – đăng ký – giao dịch – giải ngân.
Cho phép các ứng dụng Công chứng điện tử được kết nối và đổ dữ liệu lên Cơ sở dữ liệu địa phương / Cơ sở dữ liệu của Bộ ban ngành quản lý. Giúp hình thành nguồn dữ liệu công chứng tập trung, đồng bộ và thống nhất trên phạm vi toàn quốc; tạo điều kiện cho cơ quan quản lý dễ dàng giám sát, thống kê, phòng ngừa rủi ro (rửa tiền, chuyển giá, trốn thuế), đồng thời phục vụ tốt hơn cho công tác hoạch định chính sách, quản lý thị trường bất động sản.
Tăng cường tuyên truyền, tập huấn để người dân và công chứng viên sẵn sàng với Công chứng điện tử. Đẩy mạnh tuyên truyền về lợi ích thiết thực của công chứng điện tử: tiện lợi, tiết kiệm thời gian, chi phí, giảm thủ tục giấy tờ, an toàn pháp lý. Hướng dẫn, tập huấn để người dân quen với việc sử dụng văn bản công chứng điện tử và bản sao điện tử trong giao dịch.
Mong muốn Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tiếp tục đồng hành, hỗ trợ các Hội công chứng viên tỉnh/thành phố và toàn thể hội viên trong việc triển khai công chứng điện tử. Tăng cường vai trò điều phối để việc áp dụng công chứng điện tử được đồng bộ, thống nhất trên phạm vi cả nước. Phối hợp cùng các cơ quan quản lý Nhà nước, doanh nghiệp công nghệ và các tổ chức hành nghề công chứng để chuẩn hóa quy trình, chia sẻ kinh nghiệm và tháo gỡ khó khăn trong thực tiễn triển khai.
Trao đổi với ASEAN News, bà Hoàng Thị Hạnh chia sẻ, Công chứng điện tử với nền tảng eNotaryID không chỉ dừng lại ở vai trò bảo đảm an toàn pháp lý cho từng hợp đồng bất động sản, mà còn phản ánh rõ định hướng của Nhà nước trong tiến trình chuyển đổi số quốc gia. Đây là bước đi cụ thể nhằm hiện thực hóa chủ trương xây dựng Chính phủ số, kinh tế số, xã hội số trong đó các giao dịch dân sự, thương mại và bất động sản đều được chuẩn hóa, minh bạch và thuận tiện hơn.
Đối với người dân và doanh nghiệp, công chứng điện tử mang lại sự tiện lợi vượt trội: tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, giảm thiểu thủ tục giấy tờ và rủi ro thất lạc hồ sơ. Mọi quy trình được tiến hành trực tuyến nhưng vẫn bảo đảm an toàn, bảo mật nhờ hạ tầng xác thực số và lưu trữ điện tử.
Về mặt pháp lý, công chứng điện tử được xây dựng trên nền tảng các quy định pháp luật hiện hành, bảo đảm giá trị pháp lý tương đương với công chứng truyền thống. Điều này không chỉ củng cố niềm tin của người dân vào tính ràng buộc và minh bạch của hợp đồng, mà còn tạo hành lang pháp lý an toàn cho một thị trường bất động sản phát triển bền vững, hiện đại và hội nhập.
Có thể khẳng định, eNotaryID chính là cầu nối giữa cải cách hành chính, công nghệ số và sự an toàn pháp lý, góp phần tạo dựng một môi trường giao dịch bất động sản minh bạch, thuận lợi, và phù hợp với xu thế phát triển tất yếu của nền kinh tế số.
Ngoài giải pháp đã trình bày tại Hội thảo, Công ty VTS còn triển khai các giải pháp khác:
Giải pháp Chính phủ số & Dịch vụ công trực tuyến
Giải pháp xác thực điện tử, an toàn, bảo mật dữ liệu
Ứng dụng chuyển đổi số cho ngành nghề đặc thù (Công chứng, Tài chính, Bất động sản, Y tế, Giáo dục…)
Tư vấn, triển khai hệ thống hạ tầng CNTT – Viễn thông
Và các sản phẩm – Dịch vụ tiêu biểu:
eNotaryID – Giải pháp Công chứng điện tử
Ứng dụng đầu tiên tại Việt Nam đáp ứng đầy đủ Luật Công chứng 2024, Nghị định 104/2025/NĐ-CP và Thông tư 05/2025/TT-BTP.
Tích hợp, kết nối Cơ sở dữ liệu dân cư, Bộ Công an, chữ ký số, định danh, xác thực công dân, lưu trữ và đối chiếu hợp đồng điện tử.
Mang lại lợi ích cho các tổ chức hành nghề công chứng, người dân và thị trường bất động sản nhờ tính pháp lý, minh bạch, nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.
Được biết, bà Hoàng Thị Hạnh còn là Phó Viện trưởng Viện Công nghệ giáo dục Asean và là biên tập chính Trang tin điện tử tổng hợp Thời báo Đông Nam Á (seatimes.com.vn).
Thế Nguyễn
